Вопрос 2. Основы современной организации.
Определение организации.
Дафт.
Формально мы определяем организацию как имеющее специально созданную структуру социальное образование, деятельность которого подчинена определенной цели. Формулировка социальное образование означает, что организация состоит из двух или более людей. Наличие специально созданной структуры говорит о том, что задачи и ответственность за их выполнение разделяются между членами организации. Подчинение цели значит, что организация должна приносить опре деленный результат: прибыль ( Boeing ), увеличение доходов членов организации ( ALF - CIO ), удовлетворение духовных (церковь) или социальных (студенческий клуб) потребностей. Данное определение описывает все организации, как коммерческие, так и некоммерческие. Небольших, необычных и некоммерческих организаций значительно больше, чем крупных, известных корпораций, - и лишь потому, что именно в такой их пропорции нуждается общество.
Исходя из нашего определения управления обязанность менеджера заключается в эффективном и рациональном использовании ресурсов для достижения целей организации. Эффективность организации — это степень ее приближения к поставленной цели, которая показывает, насколько организация преуспела в выполнении своих функций, т. е. предоставлении потребителям необходимых им товаров и услуг. Под производительностью понимают оценку количества ресурсов, потребовавшихся для достижения цели организации (сырье, материалы, денежные средства и сотрудники, задействованные в производстве данного объема продукции или получении определенного результата). По сути, имеется в виду объем ресурсов, необходимый для производства товара или услуги.
Организация — это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Виды организаций.
Это определение формальной организации. Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации настолько важны, что мы посвятим им целую главу. В соответствии с общепринятой практикой, говоря о неформальных организациях, мы так и будем их называть. А используя слово организация, мы всегда будем иметь ввиду формальную организацию. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.
Общая характеристика организаций.
Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организации характеристики. В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов . Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.
Одной из самых значимых характеристик организации является ее взаимосвязь с внешней средой . Ни одна организация не может быть «островом в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира — от внешней среды — как в отношении своих ресурсов, так и в отношении потребителей, пользователей их результатами, которых они стремятся достичь. Термин внешняя среда включает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию и другие составляющие.
Вероятно, самой очевидной характеристикой организаций является разделение труда . Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.
Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений , выполняющих конкретные специфические задания и добивающихся конкретных специфических целей. Такие подразделения часто называются отделами или службами, но существуют также и многочисленные другие названия. работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Управление является существенно важной деятельностью для организации.
В организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда . Первая — это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда. Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.
Составляющие успеха организации.
Дафт - ?
Выживание, возможность существовать как можно дольше является первейшей задачей большинства организаций. Это может длиться бесконечно долго, потому что организации имеют потенциал существовать бесконечно. Рекорд в настоящее время принадлежит римской католической церкви, непрерывно действующей на протяжении почти 2000 лет. Однако, для того, чтобы оставаться сильными и чтобы выжить большинству организаций приходится периодически менять свои цели, выбирая их соответственно изменяющимся потребностям внешнего мира.
Чтобы быть успешной в течение долгого времени, чтобы выжить и достичь своих целей организация должна быть как эффективной , так и результативной . По словам популярного исследователя Питера Друкера, результативность является следствием того, что «делаются нужные, правильные вещи» (doing the right things). А эффективность является следствием того, что «правильно создаются эти самые вещи» (doing things right). И первое и второе одинаково важно. Результативность, в том смысле, что «делаются правильные вещи», является чем-то неосязаемым, что трудно определить, особенно если организация внутренне неэффективна.
Но эффективность обычно можно измерить и выразить количественно, потому что можно определить денежную оценку ее входов и выходов. Относительная эффективность организации называется производительностью . Производительность выражается в количественных показателях. Производительность — это отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе. Чем более эффективна организация, тем выше ее производительность. Ключевой составляющей производительности является качество . Термин производительность отражает комплексную, факторную производительность, которая является следствием использования всех видов ресурсов, а не только производительность труда, что характерно в аналогичных случаях для методологии, принятой в традиционной советской практике. Менеджеры решают, какие формы стимулирования будут применяться в организации, для того чтобы заинтересовать рабочих в повышении производительности. Через разработанную политику организации, через личный пример руководители задают тон в организации, определяют будет ли в своей работе организация ориентирована на качество и на потребителей или останется к ним безразличной, вялой.
Успешным решением считается такое, которое реализуется практически — превращается в действие — результативно и эффективно. Для того, чтобы организация добилась успеха, руководитель должен понимать ее общие характеристики. Хотя все организации имеют много общих характеристик , различия между ними очень часто в решающей степени влияют на то, что именно сработает лучше. Эти ситуационные переменные могут быть внутренними и внешними. Все эти переменные и все функции управления взаимозависимы. Изменение в одной из этих переменных в определенной степени вызывает изменения во всех других . Эффективный руководитель, принимая во внимание эти ситуационные переменные, понимает, что не существует единственного «правильного» способа совершения чего-то. Оптимальный выбор — это выбор того, что наиболее соответствует ситуации, сложившейся на данное время. Для того, чтобы сделать этот правильный выбор, руководитель должен иметь комплексный взгляд на вещи.
Определение фирмы. Функции фирмы.
Конспект.
Условия построения современной организации.
Дафт.
Согласно концепции П. Сенджа, условие построения обучающейся (новой) организации – усвоение ее менеджерами пяти дисциплин.
1. Системное мышление . Все сотрудники компании должны четко осознавать принципы деятельности компании, держа в уме как действия организации в целом, так и собственные задачи и цели отделов, в которых они трудятся. Таким образом, каждый ее член получает возможность внести свой вклад в достижение общих целей.
2. Общее видение . Организация должна определить общие для ее сотрудников стремления, свое основное предназначение, а также генеральный, разделяемый всеми ее членами план действий.
3. Готовые к вызову ментальные модели . Необходимо тщательно проанализировать современный образ мышления с целью идентификации «подводных камней», препятствующих принятию новых принципов поведения. Зачастую человек настолько крепко привязан к старой парадигме, что даже не осознает этого.
4. Командное обучение . Сотрудники должны энергично способствовать успеху команды, использовать преимущества командного труда, стремясь к достижению не сугубо личных целей, а общего генерального видения рабочих задач.
5. Индивидуальное мастерство . Сотрудники должны хорошо разбираться в рабочих заданиях, людях и процессах, за которые они несут ответственность; обретение ими опыта должно носить характер все более тесного единения с выполняемой работой, а не отделения от нее.
Выполнению этих условий способствует принятие менеджерами новой парадигмы. Труднее всего вырваться на свободу из крепких объятий старых представлений.
Эволюция бизнес-организации.
Дафт.
Первая стадия — традиционная иерархия, в которой высшие менеджеры контролируют все направления организационной деятельности, разработку и реализацию стратегии, включая взаимосвязи с потребителями и внешним окружением. На второй стадии развития высшие менеджеры наделяют определенной властью сотрудников, возлагая на них ответственность за решения относительно рабочих потоков и действия в процессе труда. Эта стадия описывается в данной книге в терминах горизонтальной или сетевой организации, наделения властью и формирования ориентированной на людей корпоративной культуры. Основной критерий возникновения обучающейся организации — участие сотрудников в установлении стратегического направления компании, когда непосредственно взаимодействующие с потребителями или работающие в других сферах внешней среды работники определяют наиболее соответствующие интересам компании стратегию и тактические приемы. Соответственно этим стадиям определяются названия организационных типов: традиционна, горизонтальная (сетевая) и обучающаяся организации. Дизайн обучающейся организации означает осуществление целенаправленных изменений в сферах лидерства, структуры, наделения властью, информации и коммуникаций, стратегии и культуры.
Основные характеристики обучающейся организации.
Дафт.
Лидерство . Лидерство — единственный из доступных менеджерам инструментов превращения компании в обучающуюся организацию. Традиционный подход к руководителю, требующий от него постановки целей, принятия решений и «команд войскам», — всего лишь отражение индивидуалистических воззрений. Лидерство в обучающихся организациях требует большего. Руководитель такой организаций выступает и конструктором, и дизайнером, и учителем, и «мальчиком на побегушках». Он должен обладать умением выстраивать разделяемое всеми сотрудниками восприятие, помогать и м увидеть проблему в целом и сообща трудиться над ее решением, конструировать горизонтальные структуры и открывать людям новые горизонты. Лидеры, которые лучше других осознают сущность обучающейся организации, должны привлекать к ее строительству всех сотрудников, выступая в трех совершенно разных ипостасях :
1. Формирование общих представлений . Общее, разделяемое всеми сотрудниками представление — это картина идеального будущего организации, «полотно», включающее в себя видение того, какой предстоит организации стать, какими будут результаты ее деятельности и на какие ценности она будет полагаться. Определенное представле ние может создаваться либо самим лидером, либо совместно с сотрудниками но в любом случае цель должна быть понятной широкому кругу людей, запечатлеться в их сознании. Общее видение должно давать представление о желательных долгосрочных результатах, предоставляя сотрудникам свободу в идентификации и устранении проблем, нарушающих «гармонию». В противном случае действия сотрудников будут носить хаотичный, фрагментарный, разнонаправленный характер.
2. Дизайн структуры . Руководителю необходимо остановиться на определенной структуре компании, включая установление политики, стратегий и форм, поддерживающих развитие обучающейся организации. Обучающаяся организация использует преимущества горизонтальных взаимосвязей, в том числе командных форм труда, специальных групп и регулярных встреч сотрудников различных отделов. Такая структура способствует постепенному стиранию границ между сотрудниками и отделами, когда на смену конкуренции между отделами приходит общение людей друг с другом.
3. Лидерство как служение . Обучающиеся организации создаются лидерами-служителями, которые целиком отдают себя другим людям и своему видению организа ции. Руководители-служители готовы поделиться с подчиненными всем - властью, идеями, информацией, официальным признанием. Такой лидер посвящает себя строительству организации, а не приобретению чего-то для себя. Руководителю, который желает быть единственным действующим лицом, героем, стремит признанию личных заслуг, никогда не удастся построить обучающуюся организа цию. Лидеры-служители преданы организуемому сообществу, а не собственным амбициям. Руководитель-«отец солдатам» поощряет участие, делится властью, способствует повышению самооценки других людей, установлению контактов между сотрудниками.
Горизонтальная структура . Для выхода на качественно иные уровни сотрудничества обучающаяся организация использует новейшие идеи, включая командные формы труда, горизонтальные связи, специальные группы и такие концепции, как теория сетевой организации, в соответствии с которой группы получают статус автономных центров прибыли. Сокращаются штаты отделов в штаб-квартирах, а высвободившиеся сотрудники направляются на «передний край» бизнеса. Одно из выражений горизонтальной организации — реинжиниринг бизнес-процессов, когда горизонтальные процессы объединяются в структурной единице, что позволяет добиться существенного их ускорения. Новые организационные структуры — революция в управленческом мышлении. Командные формы труда начинают преобладать над индивидуальными, а на сами команды возлагается основная ответственность за производство продукции или предоставление услуг, равно как и за укрепление отношений с потребителями. Члены команд берут на себя ответственность за повышение квалификации, безопасность труда, календарное планирование отпусков, в некоторых случаях — и за принятие решений и оплату труда.
Наделение сотрудников властью . Наделение сотрудников властью означает предоставление работающим по найму людям власти, свободы, знаний и возможности обретения профессионального опыта для принятия самостоятельных решений и эффективного выполнения возложенных на них задач. Традиционный менеджмент стремится к ограничению полномочий сотрудников, тогда как наделение властью расширяет возможность выбора образцов поведения. Наделение властью может осуществляться в формах самоуправляемых рабочих команд, кружков качества, обогащения процесса труда, групп участия в управлении, а также в возможностях принятия решений, обучении и предоставлении информации, что позволяет индивидам самостоятельно, в отсутствие жесткого контроля, выполнять возлагаемые на них задачи.
Общность информации . В обучающейся организации должен быть избыток информации. Идентификация потребностей и решение проблем требуют от сотрудников осознания происходящего. Они должны оценивать как ситуацию в организации в целом, так и на участке, за деятельность которого сотрудники несут непосредственную ответственность. Официальные бюджетные данные, сведения о доходах и расходах подразделений доступны каждому. Данный подход получил название открытого менеджмента . Лидеры обучающихся организаций знают, что слишком большой объем информации лучше, чем ее недостаток. Наемным работникам предоставляется возможность выбора данных, необходимых для выполнения поставленных перед ними задач. Обучающаяся организация использует также открытые и электронные коммуникации. Открытые коммуникации означают предоставление сотрудникам условий для разговоров один на один, причем подчеркивается необходимость уметь слушать, когда работники беседуют друг с другом, не принимая во внимание границ отделов, обсуждают свое видение компании и ее ценностей. Электронная почта позволяет преодолевает вре менные и пространственные барьеры, обеспечивая возможность отправки подроб ных сообщений вне зависимости от местонахождения адресатов.
Развивающиеся стратегии . В направлении и контроле над стратегией принимают участие все сотрудники. В конечном счете стержневые компетенции обучающейся организации формируются ее работниками. Стратегия возникает как бы сама собой, как результат дискуссий сотрудников. Информация собирается работниками, непосредственно взаимодействующими с потребителями, поставщиками и другими организациями. В основе развивающейся стратегии — экспериментальный настрой мыслительного процесса. Сотрудников поощряют пробовать что-то новое, с пониманием относясь к возможным неудачам. Изменения рабочих процессов, политики и продукции воспринимаются как некая последовательность благоприятных возможностей узнать нечто новое, приобрести дополнительный опыт. Сотрудники обогащают подобные эксперименты своими идеями.
Сильная культура . Корпоратианая культура – это набор ключевых ценностей, убеждений, согласован ного понимания и норм, разделяемых членами организации. Культура - это фундамент обучающейся организации. Такая компания обладает сильной культурой, ценности которой, как правило, определяются в трех измерениях.
1. Целое важнее часть, и границы, разделяющие части, должны сводиться к минимуму.
2. Культура должна быть эгалитарной. Культура обучающейся организации создает ощущение общности, сочувствия и заботы каждого о каждом, когда индивид значим сам по себе.
3. Культурные ценности должны совершенствоваться и адаптироваться. Адаптивность культуры означает проявление особого внимания к важнейшим заинтересованным группам организации, включая ее сотрудников, потребителей, акционеров.
.