Стадии архивной обработки дел
В процессе создания архива на предприятии, а также при передаче бумаг в государственные архивные фонды и в ряде других случаев требуется специальная подготовка, которая называется архивной обработкой дел и документов.
При желании и серьезной подготовке ее можно провести самостоятельно, но нужно быть готовым к тому, что придется фактически с нуля изучать азы профессии. Если же такого желания и времени нет, то лучше доверить этот процесс опытным архивистам.
В этом тексте мы расскажем о том, из каких стадий складывается архивная обработка документов и дел.
Экспертиза научной и практической ценности документов
В рамках этого исследования архивисты оценят все ваши бумаги на предмет того, нужно ли их хранить или можно избавиться от них. Причин для хранения может быть две:
- необходимость хранения по закону — ряд бумаг, к примеру, связанных с личным составом организации, нужно не только хранить во время работы, но и передавать в государственные архивы при ликвидации;
- бумаги нужны для работы — разумеется, не стоит избавляться от тех листов, которые требуются в практической деятельности организации даже в том случае, если их не обязательно хранить по закону.
Параллельно специалисты определяют сроки хранения каждого документа и систематизируют по степени важности.
Оформление дел
Все содержимое архива должно быть оформлено в соответствии с требованиями «Основных правил работы архивов организаций». Поэтому тем, кто планирует создавать архив своими силами, нужно непременно ознакомиться с этим документом.
В процессе оформления бумаги группируют и систематизируют, а если речь идет о создании архива, то еще и размещают в папках и коробах, создают каталог (а также при необходимости электронный архив), выделяют дела с истекшим сроком годности и избавляются от них.
В завершении работ оформляют соответствующие акты.
Выводы
Что же лучше: провести архивную обработку своими силами или довериться профессионалам? Все зависит того, какие цели вы преследуете.
Если вы хотите быстро получить грамотно сформированный и логичный архив или подготовиться к взаимодействию с государственными фондами, лучше довериться профессионалам. Но если вы мечтаете, чтобы ваши сотрудники овладели новыми компетенциями, то можно постараться справиться самостоятельно. В этом случае идеальное решение — мини-курсы или практические семинары от компаний, занимающихся архивным делом. Они дадут в сжатом виде все необходимые знания, ответят на вопросы новичков и помогут сориентироваться.
.